공문 본문 문장 작성법, 딱딱하지 않게 쓰는 요령

공문서 본문 정보 안내 예시 이미지

공문서를 작성할때, 제목을 작성한 후 그 다음으로 어려웠던 부분이 본문 이였습니다. 제목은 문서의 목적과 핵심을 뚜렷하고 짧게 보여주었지만, 본문은 수신자에게 어떠한 방향으로 알리고, 요청하고, 어떤 조치가 필요한지 글로 작성하여야 하는 부분이기 때문에 저도 처음에는 정말 답답하였습니다. 공문서를 여러번 작성하고, 여러 공문서를 읽으면서 느꼈던 공문서 본문을 딱딱하지 않게 작성하면서 쉽고 빠르게 작성하는 법을 적어보도록 하겠습니다. 제가 처음에 공문 본문을 쓸 때 지나치게 딱딱한 표현을 사용하거나, 반대로 너무 대화하듯이 구어체처럼 작성하여 문서의 공식성이 떨어지는 경우가 있었습니다. '누가 봐도 잘썼다' 라는 공문은  본문은 어렵고 무거운 문장이 아니라, 정확하면서도 읽기 쉬운 문장이어야 합니다. 공공기관의 공문서는 일반 국민이 알기 쉬운 용어와 문장으로 작성해야 하며, 어문규범에 맞추어 한글로 작성해야 한다는 원칙이 국어기본법 제14조에 규정되어 있습니다. 또한 국립국어원의 ‘쉬운 공문서 쓰기 길잡이’는 공문서 작성 단계와 유형별 실제 문서 작성 방법을 안내하는 자료로, 공공언어의 기본 방향이 ‘정확하고 쉬운 표현’에 있다는 점을 보여줍니다. 

공문 본문이 중요한 이유

여러번 공문서를 작성하면서 본문을 제대로 작성하지 못하여 발생했던 여러 문제점을 아래와 같이 작성하였습니다.

• 수신자가 문서의 목적을 바로 이해하지 못합니다.
• 요청사항이 모호해 다시 문의가 발생합니다.
• 처리 기한이나 제출 자료를 놓칠 수 있습니다.
• 문서가 길어지지만 핵심이 잘 보이지 않습니다.

공문서 작성시 이러한 문제점을 저는 깨닳았고, 결국 공문 본문은 길게 쓰는 것보다 정확하게 쓰는 것이 중요하다고 생각 하게 되었습니다. 수신자가 본문을 읽고 이 문서가 왜 왔는지, 무엇을 해야 하는지, 언제까지 처리해야 하는지를 파악 할 수 있어야 합니다. 문장이 조금 짧더라도 목적, 근거, 요청사항, 기한이 분명하면 좋은 공문입니다.

좋은 공문 본문의 기본 구조

저는 저만의 제목 공식으로 제목을 작성한 뒤, 공문 본문은 보통 아래 흐름으로 작성하였습니다.

구분	내용
1단계	문서를 보내는 이유
2단계	관련 근거 또는 추진 배경
3단계	요청하거나 안내할 내용
4단계	제출 기한, 방법, 담당자 등 세부사항
5단계	협조 또는 마무리 문장

예를 들어 자료 제출 요청 공문이라면 저는 아래와 같은 방법으로 작성하였습니다.

1. 관련근거: ○○○○과-1234호(2026. 1. 10.)
2. 2026년 예산 집행현황 점검을 위해 소속기관별 집행 실적을 파악하고자 합니다.
3. 각 기관에서는 붙임 서식에 따라 집행현황을 작성하여 2026. 5. 10.까지 제출하여 주시기 바랍니다.

문장은 복잡하지 않지만, 목적과 요청사항이 분명하게 작성하였습니다. 좋은 공문 본문은 어려운 표현을 많이 쓰는 문장이 아니라, 상대방이 바로 행동할 수 있게 만드는 문장입니다.

 

<공문 제목을 쉽게 작성하고 싶다면 '공문 제목 잘 쓰는 방법, 한눈에 보이는 제목 만드는 법' 글을 참고하세요.>

공문 제목 잘 쓰는 방법, 한눈에 보이는 제목 만드는 법

 

공문 본문을 딱딱하게 만드는 표현

공문이 딱딱하게 느껴지는 가장 큰 이유는 불필요하게 어려운 표현을 작성하기 때문입니다. 물론 공문은 공식 문서이기 때문에 어느 정도 격식이 필요합니다. 하지만 격식과 딱딱함은 다릅니다. 저도 처음에 자주 실수 했던 딱딱하게 작성하였던 부분을 표로 정리하였습니다.

딱딱한 표현	자연스러운 표현
귀 기관의 무궁한 발전을 기원합니다	귀 기관의 협조에 감사드립니다
아래와 같이 통보하오니	다음과 같이 알려드리니
제출하여 주시기 바랍니다	제출해 주시기 바랍니다
만전을 기하여 주시기 바랍니다	차질 없이 추진해 주시기 바랍니다
적극 협조하여 주시기 바랍니다	협조해 주시기 바랍니다
기한 내 조치하여 주시기 바랍니다	기한 내 처리해 주시기 바랍니다

제가 중요하게 생각했던 점은 ‘공손함’을 없애자는 것이 아니라, 표현을 더 쉽고 분명하게 바꾸자는 것입니다.국어기본법은 공공기관 문서가 일반 국민이 알기 쉬운 용어와 문장으로 작성되어야 한다고 규정하고 있으며, 국립국어원도 공공언어 개선 자료를 통해 기안문, 보도자료, 보고서, 안내문 등 실제 공공문서의 쉬운 표현을 안내하고 있습니다. 

공문 본문 작성 확인사항

목적	왜 보내는 문서인지 첫 부분에 나오는가
근거	관련 근거가 필요한 경우 명확히 적었는가
요청사항	수신자가 해야 할 일이 분명한가
기한	제출 또는 처리 기한이 정확한가
방법	제출 방법이나 회신 방법이 적혀 있는가
붙임	붙임 자료가 본문과 연결되는가
문장 길이	한 문장이 지나치게 길지 않은가
표현	어려운 한자어와 딱딱한 표현이 많지 않은가

'후후후니'의 공문서 본문 작성법 핵심 요약

공문서 본문은 어렵게 쓰는 문서가 아닙니다. 공식 문서이기 때문에 격식은 필요하지만, 문장이 불필요하게 딱딱할 필요는 없습니다. 좋은 공문 본문은 목적이 분명하고, 요청사항이 명확하며, 수신자가 바로 이해할 수 있는 문장으로 작성하여야 합니다. 특히 한 문장에 너무 많은 내용을 넣지 않고, 목적과 요청사항을 나누어 쓰는 것이 중요합니다. 제가 추천하는 방법은 공문을 쓸 때는 아래 세 가지만 기억하고 작성하면 쉽게 작성이 가능합니다. 왜 보내는지 먼저 쓰기, 무엇을 해야 하는지 분명히 쓰기, 언제까지 어떻게 해야 하는지 정확히 쓰기 이 세 가지가 들어가면 공문 본문은 작성하기 쉬워집니다. 공문은 어렵게 보여야 좋은 문서가 아니라, 읽는 사람이 바로 이해하고 처리할 수 있어야 좋은 문서입니다.